Politique de confidentialité et de cookies du site PALLEXA

La présente Politique de confidentialité et de cookies décrit les règles de traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation du site internet accessible aux adresses https://pallexa.pl et https://www.pallexa.pl (le « Site »), notamment :

• la consultation du Site ;
• l'envoi de demandes via le formulaire ;
• le contact par e-mail, téléphone, SMS ou WhatsApp ;
• la conduite de négociations ainsi que la conclusion et l'exécution de contrats ;
• la vérification des partenaires commerciaux, notamment via le système VIES ;
• la gestion des livraisons, des règlements et des réclamations ;
• l'utilisation de cookies et de technologies similaires.

Le Site s'adresse avant tout aux entreprises, à leurs employés, collaborateurs et représentants. Les données de toutes les personnes physiques sont protégées par le RGPD, qu'elles agissent en leur nom propre ou qu'elles représentent une entreprise.

Le responsable du traitement des données personnelles est Bartosz Rogoziński, exerçant une activité individuelle inscrite au registre central polonais de l'activité économique (CEIDG), identifiant fiscal (NIP) 7891790236, REGON 385525543, dont l'adresse d'activité et de correspondance est : ul. Pola 1B, 62-300 Września, Pologne, exploitant le Site sous la marque PALLEXA (le « Responsable »). PALLEXA et DBtrade sont des marques commerciales du Responsable et ne constituent pas des responsables du traitement distincts.

Contact pour les questions relatives aux données personnelles :

• e-mail : sales@pallexa.pl ;
• téléphone : +48 784 748 370 ;
• par courrier : ul. Pola 1B, 62-300 Września, Pologne.

Le Responsable n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question relative à la vie privée, vous pouvez contacter directement le Responsable au moyen des coordonnées indiquées ci-dessus.

3.1. Données transmises directement

Selon le mode de contact, le Responsable peut traiter :

• le prénom et le nom ;
• le nom de l'entreprise ;
• le rôle de la personne qui prend contact et l'indication qu'elle agit comme acheteur ou fournisseur ;
• l'adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone et le numéro utilisé sur WhatsApp ;
• le pays ;
• le NIP ou le numéro de TVA intracommunautaire ;
• le type d'activité ;
• les catégories de marchandises recherchées et le volume attendu ;
• le type, la quantité, la localisation et la fréquence de disponibilité des marchandises ;
• le contenu de la correspondance et les informations communiquées lors des échanges ;
• les données contenues dans les documents et pièces jointes transmis aux étapes ultérieures de la coopération ;
• les données relatives aux négociations, commandes, livraisons, paiements, règlements et réclamations ;
• l'indication du canal de contact choisi ou demandé ;
• les informations relatives aux consentements donnés, aux oppositions et aux retraits de consentement.

3.2. Données collectées automatiquement

Lors de l'utilisation du Site, l'infrastructure technique peut traiter les données nécessaires à la fourniture de la page et à sa sécurité, en particulier :

• l'adresse IP ;
• la date et l'heure de la requête ;
• l'URL demandée ;
• le type de navigateur, de système d'exploitation et d'appareil ;
• les informations relatives aux réponses du serveur et aux erreurs ;
• les données techniques de base liées à la sécurité et à la prévention des abus.

Le Responsable n'enregistre pas dans les journaux le contenu du formulaire ni les documents transmis.

3.3. Données obtenues d'autres sources

Le Responsable peut également obtenir des données :

• du système VIES et des registres publics compétents ;
• du CEIDG, du KRS ou d'autres registres officiels d'entreprises ;
• d'une personne recommandant un partenaire commercial potentiel ;
• de l'employeur, d'un collaborateur ou d'un autre représentant du partenaire commercial ;
• de documents transmis par le partenaire commercial au cours des négociations ou de l'exécution du contrat.

Si les données n'ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée, le Responsable fournit les informations requises sur le traitement au plus tard lors du premier contact, ou dans un autre délai résultant de l'art. 14 du RGPD.

4.1. Marketing direct

Le Responsable ne réalise du marketing direct de ses propres services qu'auprès des personnes ayant donné à cet effet un consentement distinct et volontaire - dans le formulaire de contact ou dans une correspondance ultérieure. Les consentements sont recueillis séparément pour le canal e-mail et séparément pour le canal téléphonique (appels, SMS, WhatsApp).

• Le consentement est volontaire - son absence n'a aucune incidence sur le traitement de la demande ni sur les conditions de coopération.
• Le Responsable documente la date du consentement ainsi que la version de la présente Politique en vigueur à ce moment.
• Le consentement peut être retiré à tout moment - par e-mail à sales@pallexa.pl, par téléphone ou en répondant à un message reçu ; le retrait est aussi simple que l'octroi.
• Le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci.
• Un droit d'opposition absolu au marketing direct s'applique en outre (section 9).

La fourniture des données est en principe volontaire. Le fait de ne pas fournir les données marquées comme requises peut empêcher l'envoi d'une demande, la préparation d'une réponse, la réalisation d'une vérification ou la conclusion et l'exécution d'un contrat.

Les données exigées par les réglementations comptables, fiscales ou douanières, ou liées au règlement d'une transaction, peuvent être obligatoires. Leur non-fourniture peut rendre impossible la conclusion ou l'exécution d'une transaction donnée.

Le Responsable applique le principe de minimisation des données. Au stade de la première demande, il convient de ne pas transmettre :

• de catégories particulières de données, p. ex. des données relatives à la santé, aux convictions ou à l'appartenance syndicale ;
• de données relatives aux condamnations et aux infractions ;
• de copies de documents d'identité ;
• de numéros PESEL ;
• d'autres données sans rapport avec la demande ou la transaction.

Si de telles données sont transmises sans nécessité, le Responsable peut les supprimer ou demander l'envoi d'un document à portée limitée.

Les données ne peuvent être divulguées que dans la mesure nécessaire à la réalisation d'une finalité déterminée :

• Vercel Inc. - fournisseur de l'hébergement, du CDN, des fonctions serveur et des statistiques de visites (Vercel Web Analytics, sans cookies) ; les fonctions traitant le formulaire s'exécutent dans la région de Francfort (UE) ;
• Google Ireland Limited - fournisseur de Google Analytics 4 ; après consentement, il traite les données relatives aux pages vues, à l'appareil, au navigateur, à la source de visite et à la localisation approximative ; la mesure améliorée, Google Signals, la personnalisation publicitaire et les stockages publicitaires sont désactivés ;
• OVHcloud (OVH SAS, Roubaix, France) - fournisseur du domaine, du DNS et de la boîte e-mail par laquelle les soumissions du formulaire sont envoyées et reçues ; le courrier est traité sur une infrastructure située dans l'Union européenne ;
• WhatsApp Ireland Limited et les sociétés concernées du groupe Meta - si l'utilisateur initie lui-même le contact via WhatsApp ou demande une réponse par ce canal ; WhatsApp peut agir en tant que sous-traitant des données de contact et en tant que responsable distinct de certaines données de compte, d'appareil et d'utilisation du service ;
• les fournisseurs de services de télécommunications - en cas de contact par téléphone ou SMS ;
• les autorités tenant les registres officiels et le système VIES - dans le cadre de la vérification du partenaire commercial ;
• les banques, opérateurs de paiement, prestataires comptables, transporteurs, entrepôts, agences en douane, assureurs et autres participants à la réalisation d'une transaction - si leur intervention est nécessaire dans un cas concret ;
• les autorités publiques, tribunaux et autres organismes habilités - lorsque l'obligation de divulgation résulte de la loi ;
• les personnes fournissant au Responsable des services juridiques ou techniques - uniquement si elles sont effectivement engagées et sur la base d'un contrat approprié ou d'une obligation de confidentialité.

Les personnes agissant sous l'autorité du Responsable n'ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

En raison de l'utilisation de Vercel, de Google Analytics et de WhatsApp, les données peuvent être traitées aux États-Unis ou dans d'autres pays situés hors de l'Espace économique européen. Le transfert s'effectue :

• sur la base d'une décision d'adéquation en vigueur de la Commission européenne, en particulier l'EU-US Data Privacy Framework - lorsque le destinataire concerné dispose d'une certification active couvrant les données ;
• ou sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées d'une évaluation des conditions de transfert et, si nécessaire, de mesures supplémentaires.

La personne concernée peut obtenir des informations sur les garanties appliquées en contactant le Responsable.

À l'expiration de la période applicable, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf si leur conservation est exigée par la loi, une autorité publique ou un besoin réel de préservation de droits.

Dans les limites fixées par le RGPD, la personne concernée dispose :

• du droit d'accès aux données et d'en obtenir une copie ;
• du droit de rectification ;
• du droit à l'effacement ;
• du droit à la limitation du traitement ;
• du droit à la portabilité des données - lorsque le traitement est automatisé et fondé sur le consentement ou un contrat ;
• du droit d'opposition au traitement fondé sur l'art. 6, par. 1, f) du RGPD, pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
• d'un droit d'opposition absolu au marketing direct et au profilage qui y est lié ;
• du droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque celui-ci constitue la base du traitement ; le retrait n'affecte pas la licéité du traitement antérieur ;
• du droit d'introduire une réclamation auprès du Président de l'Office polonais de protection des données personnelles (UODO).

Les demandes peuvent être envoyées à l'adresse e-mail ou postale du Responsable indiquée à la section 2. Le Responsable répond sans retard injustifié, en principe dans un délai d'un mois. Dans les cas prévus par le RGPD, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. Le Responsable peut demander des informations complémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne à l'origine de la demande.

Les réclamations peuvent être adressées à : Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, Pologne, https://uodo.gov.pl.

Le Responsable ne prend pas, à l'égard des utilisateurs, de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou les affectant de manière significative de façon similaire. Le Responsable n'effectue pas de profilage des utilisateurs du Site ni de scoring automatique des demandes.

WhatsApp Business est utilisé comme canal de traitement d'une demande ou de coopération lorsque l'utilisateur initie lui-même la conversation ou choisit expressément WhatsApp comme canal de réponse attendu, et en outre - à des fins de marketing - uniquement auprès des personnes ayant donné un consentement distinct pour le canal téléphonique (section 4.1).

La simple communication d'un numéro de téléphone n'est pas considérée comme un consentement à être contacté par tous les canaux possibles. L'utilisateur peut à tout moment demander un changement de canal de contact ou la fin de la conversation WhatsApp. Les données pertinentes pour un contrat, une livraison, un règlement ou une réclamation peuvent être transférées de la messagerie vers la documentation de l'affaire concernée.

Il convient de ne pas transmettre via WhatsApp de documents d'identité, de données de catégories particulières ni d'autres informations non nécessaires à la coopération.

Le Responsable applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et au risque, en particulier une connexion HTTPS chiffrée, l'encodage des données du formulaire lors de la génération des notifications, l'absence d'enregistrement du contenu du formulaire dans les journaux et la limitation de l'accès aux données aux personnes autorisées.

Aucun mode de transmission ou de stockage des données ne garantit une sécurité absolue. Le Responsable évalue régulièrement l'adéquation des mesures de sécurité appliquées et les met à jour au fil de l'évolution du Site et du risque.

Sans consentement à l'analyse, le Site n'utilise pas de cookies techniques, analytiques ou publicitaires. Il enregistre uniquement dans le localStorage de l'appareil l'entrée nécessaire « pallexa:consent », afin de mémoriser l'acceptation, le refus ou un choix personnalisé en matière de confidentialité. Cette entrée contient les versions du mécanisme et de la notice de consentement, les catégories choisies, le type de décision et la date d'enregistrement ; elle ne contient aucun identifiant d'utilisateur ni aucune donnée de formulaire. Elle reste sur l'appareil jusqu'à la suppression des données du site ou jusqu'à ce qu'une nouvelle version de la notice exige une nouvelle décision. La version linguistique résulte exclusivement de l'URL (/pl, /en, /de, /fr), et non d'un cookie.

Après consentement à la catégorie analytique, le Site active Vercel Web Analytics - un outil de statistiques de visites fonctionnant sans cookies et sans identifiants permettant de suivre un utilisateur d'un site à l'autre. Seules des données agrégées sont collectées (pages vues, URL de la page, pays, type d'appareil et source de visite), sans profilage et sans rapprochement avec les données du formulaire. L'outil n'est pas chargé après un refus.

Sur la base du même consentement, le Site active Google Analytics 4 (Google Ireland Limited). Sont transmises les données de page vue (chemin et titre de la page), la date et l'heure, le type d'appareil et de navigateur, la source de visite et la localisation approximative. Google peut traiter brièvement l'adresse IP afin de déterminer la localisation approximative, mais elle n'est ni journalisée ni conservée dans Google Analytics. L'outil utilise les cookies internes _ga et _ga_<identifiant> pendant 90 jours au maximum. La mesure améliorée, Google Signals, la personnalisation publicitaire et tous les stockages publicitaires sont désactivés ; le Site ne transmet aucun identifiant d'utilisateur ni aucune donnée de formulaire. Le bandeau permet d'accepter et de refuser l'analyse avec la même facilité. La décision peut être modifiée ou retirée via « Paramètres de confidentialité » dans le pied de page ; le retrait bloque toute nouvelle mesure et supprime les cookies GA accessibles au Site. Le Site n'utilise ni Google Tag Manager, ni Meta Pixel, ni Hotjar ou outil publicitaire comparable.

Le Site peut contenir des liens vers des sites ou services de tiers, en particulier WhatsApp. Après le passage à un service externe, le traitement est également régi par les règles définies par son exploitant. Le Responsable recommande de prendre connaissance de la politique de confidentialité concernée avant de transmettre des données. La simple présence d'un lien ordinaire ne signifie pas que le tiers reçoit automatiquement des données du formulaire PALLEXA.

Le Site est destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux enfants. Le Responsable ne collecte pas sciemment de données d'enfants via le formulaire. Si le Responsable constate que des données d'un enfant ont été transmises sans fondement et ne sont pas nécessaires à l'exécution d'une obligation légale, il prendra des mesures pour les supprimer.

La Politique peut être mise à jour en cas de :

• changement du Responsable ou des coordonnées ;
• modification des fonctionnalités du Site ;
• mise en place de nouveaux prestataires, cookies, outils analytiques ou marketing ;
• modification du processus de vente, d'achat, de logistique ou de conclusion des contrats ;
• évolution de la législation ou de la pratique des autorités de contrôle.

La version actuelle sera publiée sur le Site avec sa date de mise à jour. Si une modification affecte de manière substantielle le traitement de données déjà collectées, le Responsable en informera en outre les personnes concernées lorsque cela est requis.