Polityka prywatności i plików cookies serwisu PALLEXA
Wersja 1.3 · Obowiązuje od 5 sierpnia 2026 r.
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://pallexa.pl oraz https://www.pallexa.pl („Serwis”), w tym:
- przeglądaniem Serwisu;
- wysyłaniem zapytań przez formularz;
- kontaktem e-mailowym, telefonicznym, przez SMS lub WhatsApp;
- prowadzeniem negocjacji oraz zawieraniem i wykonywaniem umów;
- weryfikacją kontrahentów, w tym za pomocą systemu VIES;
- obsługą dostaw, rozliczeń i reklamacji;
- korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.
Serwis jest przeznaczony przede wszystkim dla przedsiębiorców, ich pracowników, współpracowników i przedstawicieli. Ochroną na podstawie RODO objęte są dane wszystkich osób fizycznych, niezależnie od tego, czy działają we własnym imieniu, czy reprezentują przedsiębiorstwo.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Bartosz Rogoziński, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 7891790236, REGON 385525543, z adresem wykonywania działalności i adresem do korespondencji: ul. Pola 1B, 62-300 Września, Polska, prowadzący Serwis pod marką PALLEXA („Administrator”). PALLEXA i DBtrade są oznaczeniami handlowymi Administratora i nie stanowią odrębnych administratorów danych.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
- e-mail: sales@pallexa.pl;
- telefon: +48 784 748 370;
- korespondencyjnie: ul. Pola 1B, 62-300 Września, Polska.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących prywatności można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem za pomocą danych wskazanych powyżej.
3. Zakres i źródła danych
3.1. Dane przekazywane bezpośrednio
W zależności od sposobu kontaktu Administrator może przetwarzać:
- imię i nazwisko;
- nazwę firmy;
- rolę osoby kontaktującej się oraz informację, czy działa jako kupujący lub dostawca;
- adres e-mail;
- numer telefonu i numer używany w WhatsApp;
- kraj;
- NIP lub numer VAT-UE;
- rodzaj działalności;
- interesujące kategorie towarów i oczekiwany wolumen;
- rodzaj, ilość, lokalizację i częstotliwość dostępności towaru;
- treść korespondencji i informacje przekazane w rozmowie;
- dane zawarte w dokumentach i załącznikach przesyłanych na dalszym etapie współpracy;
- dane dotyczące negocjacji, zamówień, dostaw, płatności, rozliczeń i reklamacji;
- informację o wybranym lub żądanym kanale kontaktu;
- informacje dotyczące udzielonych zgód, sprzeciwów i wycofania zgody.
3.2. Dane zbierane automatycznie
Podczas korzystania z Serwisu infrastruktura techniczna może przetwarzać dane niezbędne do dostarczenia strony i zapewnienia jej bezpieczeństwa, w szczególności:
- adres IP;
- datę i czas żądania;
- żądany adres URL;
- typ przeglądarki, systemu operacyjnego i urządzenia;
- informacje o odpowiedzi serwera i błędach;
- podstawowe dane techniczne związane z bezpieczeństwem i przeciwdziałaniem nadużyciom.
Administrator nie zapisuje w logach treści formularza ani przesyłanych dokumentów.
3.3. Dane pozyskane z innych źródeł
Administrator może pozyskiwać dane także:
- z systemu VIES i właściwych rejestrów publicznych;
- z CEIDG, KRS lub innych oficjalnych rejestrów przedsiębiorców;
- od osoby polecającej potencjalnego kontrahenta;
- od pracodawcy, współpracownika lub innego przedstawiciela kontrahenta;
- z dokumentów przekazanych przez kontrahenta w toku negocjacji lub realizacji umowy.
Jeżeli dane nie zostały uzyskane bezpośrednio od osoby, Administrator przekazuje wymagane informacje o przetwarzaniu najpóźniej przy pierwszym kontakcie albo w innym terminie wynikającym z art. 14 RODO.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Kategorie osób i danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Udostępnienie Serwisu, obsługa ruchu i zapewnienie jego bezpieczeństwa | użytkownicy Serwisu; dane techniczne i logi | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bezpiecznego Serwisu, wykrywaniu błędów i przeciwdziałaniu nadużyciom |
| Pomiar oglądalności i ulepszanie Serwisu za pomocą Google Analytics 4 | użytkownicy, którzy zgodzili się na analitykę; dane o odsłonach i dane techniczne | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; zapis i odczyt cookies analitycznych również na podstawie zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej |
| Przyjęcie i obsługa zapytania, przygotowanie odpowiedzi lub oferty | osoba pytająca we własnym imieniu; dane formularza i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy |
| Kontakt z pracownikiem, reprezentantem lub osobą kontaktową kontrahenta | przedstawiciele i personel kontrahentów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji B2B i współpracy z kontrahentem |
| Prowadzenie negocjacji i zawarcie umowy | przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi oraz przedstawiciele kontrahentów | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od roli osoby |
| Weryfikacja kontrahenta i numeru VAT-UE, ograniczanie ryzyka gospodarczego i oszustw | przedsiębiorcy, reprezentanci, dane rejestrowe i transakcyjne | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; jeżeli weryfikacja jest wymagana przez przepisy - także art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Realizacja zamówień, zakupów, sprzedaży, dostaw, logistyki i rozliczeń | strony umowy, osoby kontaktowe, dane transakcyjne i dostaw | art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od osoby i obowiązku |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych | kontrahenci i osoby wskazane w dokumentacji | art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wykonanie obowiązków prawnych |
| Obsługa reklamacji | zgłaszający, kontrahenci i ich przedstawiciele | art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO |
| Marketing bezpośredni własnych usług (e-mail, telefon, SMS, WhatsApp) | osoby, które wyraziły odrębną zgodę na dany kanał | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda; w zakresie komunikacji elektronicznej - także przepisy Prawa komunikacji elektronicznej |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | strony i uczestnicy określonej sprawy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - ochrona praw Administratora i obrona przed roszczeniami |
| Prowadzenie kontaktu przez e-mail, telefon, SMS lub WhatsApp w zakresie żądanym przez użytkownika | osoba, która zainicjowała kontakt albo wybrała kanał odpowiedzi | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; w zakresie wymaganym przez Prawo komunikacji elektronicznej - uprzednie żądanie lub zgoda użytkownika |
| Dokumentowanie realizacji praw, zgód, sprzeciwów i zgodności z prawem | osoby składające żądania lub oświadczenia | art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO |
4.1. Marketing bezpośredni
Administrator prowadzi marketing bezpośredni własnych usług wyłącznie wobec osób, które wyraziły na to odrębną, dobrowolną zgodę - w formularzu kontaktowym albo w późniejszej korespondencji. Zgody są zbierane osobno dla kanału e-mail oraz osobno dla kanału telefonicznego (połączenia, SMS, WhatsApp).
- Zgoda jest dobrowolna - jej brak nie wpływa na obsługę zapytania ani na warunki współpracy.
- Administrator dokumentuje datę wyrażenia zgody oraz wersję niniejszej Polityki obowiązującą w chwili jej wyrażenia.
- Zgodę można wycofać w każdej chwili - e-mailem na sales@pallexa.pl, telefonicznie albo odpowiadając na otrzymaną wiadomość; wycofanie jest równie proste jak jej wyrażenie.
- Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Wobec marketingu bezpośredniego przysługuje ponadto bezwzględne prawo sprzeciwu (pkt 9).
5. Dobrowolność i obowiązek podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić przesłanie zapytania, przygotowanie odpowiedzi, przeprowadzenie weryfikacji lub zawarcie i wykonanie umowy.
Dane wymagane przez przepisy księgowe, podatkowe, celne albo związane z rozliczeniem transakcji mogą być obowiązkowe. Konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości zawarcia lub wykonania określonej transakcji.
Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych. Na etapie pierwszego zapytania nie należy przesyłać:
- szczególnych kategorii danych, np. danych o zdrowiu, przekonaniach lub przynależności związkowej;
- danych o wyrokach i naruszeniach prawa;
- kopii dokumentów tożsamości;
- numerów PESEL;
- innych danych niezwiązanych z zapytaniem lub transakcją.
Jeżeli takie dane zostaną przekazane bez potrzeby, Administrator może je usunąć lub poprosić o przesłanie dokumentu w ograniczonym zakresie.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:
- Vercel Inc. - dostawca hostingu, CDN, funkcji serwerowych oraz statystyk odwiedzin (Vercel Web Analytics, bez cookies); funkcje obsługujące formularz działają w regionie Frankfurt (UE);
- Google Ireland Limited - dostawca Google Analytics 4; po zgodzie przetwarza dane o odsłonach, urządzeniu, przeglądarce, źródle wejścia i przybliżonej lokalizacji; pomiar rozszerzony, Google Signals, personalizacja reklam i magazyny reklamowe są wyłączone;
- OVHcloud (OVH SAS z siedzibą w Roubaix, Francja) - dostawca domeny, DNS oraz skrzynki e-mail, przez którą wysyłane i odbierane są zgłoszenia z formularza; poczta obsługiwana w infrastrukturze w Unii Europejskiej;
- WhatsApp Ireland Limited i właściwe spółki grupy Meta - jeżeli użytkownik sam rozpocznie kontakt przez WhatsApp albo poprosi o odpowiedź tym kanałem; WhatsApp może działać jako podmiot przetwarzający dane kontaktowe oraz jako odrębny administrator określonych danych konta, urządzenia i korzystania z usługi;
- dostawcy usług telekomunikacyjnych - w przypadku kontaktu telefonicznego lub przez SMS;
- organy prowadzące oficjalne rejestry i system VIES - w zakresie weryfikacji kontrahenta;
- banki, operatorzy płatności, podmioty księgowe, przewoźnicy, magazyny, agencje celne, ubezpieczyciele i inni uczestnicy realizacji transakcji - jeżeli ich udział będzie niezbędny w konkretnej sprawie;
- organy publiczne, sądy i inne uprawnione podmioty - jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa;
- osoby świadczące Administratorowi usługi prawne lub techniczne - wyłącznie jeżeli zostaną faktycznie zaangażowane i na podstawie właściwej umowy lub obowiązku zachowania poufności.
Osoby działające z upoważnienia Administratora otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonywania swoich obowiązków.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z wykorzystaniem usług Vercel, Google Analytics i WhatsApp dane mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych lub w innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych odbywa się:
- na podstawie obowiązującej decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w szczególności EU-US Data Privacy Framework - jeżeli dany odbiorca ma aktywną certyfikację obejmującą dane;
- albo na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej wraz z oceną warunków transferu i, gdy to potrzebne, środkami dodatkowymi.
Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.
8. Okresy przechowywania
| Dane / proces | Okres przechowywania |
|---|---|
| spam i odrzucone zgłoszenia | bez zapisywania treści; techniczny ślad do 14 dni |
| zapytanie bez dalszej odpowiedzi użytkownika | do 6 miesięcy od ostatniej wiadomości Administratora |
| zapytanie z merytoryczną rozmową, ale bez transakcji | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| aktywne negocjacje | przez czas negocjacji i do 12 miesięcy po ich zamknięciu, chyba że potrzebny jest ograniczony materiał dowodowy |
| wynik VIES bez transakcji | razem z zapytaniem, nie dłużej niż 12 miesięcy |
| umowy, zamówienia, dostawy, rozliczenia i dokumentacja księgowa | przez czas realizacji, a następnie przez okres wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi, zasadniczo 5 lat według zasad właściwych dla danego dokumentu |
| dane potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń | do upływu właściwego terminu przedawnienia; dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą jest to często 3 lata, z zastrzeżeniem terminów szczególnych |
| dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej | do wycofania zgody albo skutecznego sprzeciwu |
| reklamacje | przez czas obsługi, a następnie przez okres odpowiedzialności i właściwy termin roszczeń |
| zwykła korespondencja e-mail, SMS i WhatsApp | według okresu właściwego dla sprawy, której dotyczy |
| zwykły czat WhatsApp po zakończeniu sprawy | 90 dni; istotne wiadomości są wcześniej przenoszone do akt sprawy |
| załączniki niezwiązane z transakcją | razem z zapytaniem; zbędne kopie do 30 dni od oceny |
| logi strony i API | 14 dni, bez treści formularza |
| dane dotyczące konkretnego incydentu bezpieczeństwa | przez czas wyjaśniania i nie dłużej niż jest to potrzebne do roszczeń lub wykazania zgodności |
| cookies Google Analytics 4 (_ga i _ga_<identyfikator>) | do 90 dni od ostatniej wizyty; po cofnięciu zgody Serwis podejmuje ich usunięcie |
| dane zdarzeń Google Analytics 4 | 2 miesiące zgodnie z ustawieniem usługi; zagregowane raporty bez identyfikatorów mogą być przechowywane dłużej |
| kopie zapasowe | cykl 30 dni; pełne usunięcie najpóźniej w ciągu 90 dni |
| żądania dotyczące praw osób | 3 lata od zamknięcia sprawy |
| rejestr naruszeń i dokumentacja zgodności | 5 lat |
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, organ publiczny lub rzeczywistą potrzebę zabezpieczenia roszczeń.
9. Prawa osób
W granicach określonych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje:
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych - gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody albo umowy;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
- bezwzględne prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego i związanego z nim profilowania;
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą jest zgoda; wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądanie można przesłać na adres e-mail lub adres korespondencyjny Administratora wskazany w punkcie 2. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
Skargę można skierować do: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników Serwisu ani automatycznego scoringu zapytań.
11. Kontakt przez WhatsApp, telefon i SMS
WhatsApp Business jest wykorzystywany jako kanał obsługi zapytania lub współpracy, gdy użytkownik sam zainicjuje rozmowę albo wyraźnie wybierze WhatsApp jako oczekiwany kanał odpowiedzi, a ponadto - w celach marketingowych - wyłącznie wobec osób, które wyraziły odrębną zgodę na kanał telefoniczny (pkt 4.1).
Samo podanie numeru telefonu nie jest traktowane jako zgoda na kontakt przez każdy możliwy kanał. Użytkownik może w każdej chwili poprosić o zmianę kanału kontaktu albo zakończenie rozmowy przez WhatsApp. Dane istotne dla umowy, dostawy, rozliczenia lub reklamacji mogą zostać przeniesione z komunikatora do dokumentacji właściwej sprawy.
Nie należy przesyłać przez WhatsApp dokumentów tożsamości, danych szczególnych ani innych informacji, które nie są niezbędne do współpracy.
12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, kodowanie danych z formularza przy generowaniu powiadomień, brak zapisywania treści formularza w logach oraz ograniczenie dostępu do danych do osób uprawnionych.
Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych nie gwarantuje bezpieczeństwa absolutnego. Administrator regularnie ocenia adekwatność stosowanych zabezpieczeń i aktualizuje je w miarę zmian Serwisu i ryzyka.
14. Linki zewnętrzne
Serwis może zawierać linki prowadzące do stron lub usług innych podmiotów, w szczególności do WhatsApp. Po przejściu do zewnętrznego serwisu przetwarzanie odbywa się również na zasadach określonych przez jego operatora. Administrator zaleca zapoznanie się z odpowiednią polityką prywatności przed przekazaniem danych. Samo umieszczenie zwykłego linku nie oznacza, że zewnętrzny podmiot automatycznie otrzymuje dane z formularza PALLEXA.
15. Dane dzieci
Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców i nie jest kierowany do dzieci. Administrator nie zbiera świadomie danych dzieci za pośrednictwem formularza. Jeżeli Administrator stwierdzi, że dane dziecka zostały przekazane bez podstawy i nie są potrzebne do wykonania obowiązku prawnego, podejmie działania zmierzające do ich usunięcia.
16. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku:
- zmiany Administratora lub danych kontaktowych;
- zmiany funkcji Serwisu;
- wdrożenia nowych dostawców, cookies, analityki lub marketingu;
- zmiany procesu sprzedaży, zakupów, logistyki albo zawierania umów;
- zmiany przepisów lub praktyki organów nadzorczych.
Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie wraz z datą aktualizacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania już zebranych danych, Administrator przekaże dodatkową informację odpowiednim osobom, gdy będzie to wymagane.